Taustakontrolli teavitus tööle kandideerivale isikule
MM Grupp OÜ ettevõtted, kelle täpne nimekiri on välja toodud SIIN (Edaspidi koos Vastutav Töötleja), teostavad IKÜM art 6(1)(f) õigustatud huvi alusel taustakontrolli, et tagada isiku sobivus ametikohale, seejuures tagades ka Vastutava Töötleja ja teiste isikute õiguste ja vara kaitse. Seejuures on taustakontrolli ja värbamise teenuse osutamiseks, viidatud ühingutele, volitatud vaid Postimees Grupp AS ja MM Grupp OÜ personaliosakonna töötajad. Taustakontrolli läbiviimisel on põhiline eesmärk vältida ametikohaga kaasnevate võimaluste ja õiguste ebaseaduslikku ärakasutamist, erasektori korruptsiooni ja huvide konflikte ning tagada, et isik on usaldusväärne, s.t tema tegevuses avalduvad kõlbelised, sotsiaalsed ja majanduslikud asjaolud võimaldavad tal Vastutava Töötleja poolt antud ülesandeid nõuetekohaselt täita. Taustakontrolli teostab Vastutav Töötleja vastavalt vajadusele ja positsioonile.
Tööle kandideerijal on võimalik otsustada, kas ta soovib selliste tingimuste korral ametikohale kandideerida või mitte.
Taustakontrolli teostamine toimub õigustatud huvi alusel, ent palume tööle kandideerijal esmalt tutvuda taustakontrolli teostamise iseärasustega:
- Nõuetekohane teavitus – Tööle kandideerijat on vastavast töötlemistoimingust teavitatud läbi Vastutava Töötleja tööle kandideerija teavituse (käesolev dokument) ja privaatsuspoliitika (vt SIIT). Lisaks on töötajal alati võimalus küsida lisainfot töötlemise kohta Vastutava Töötleja personaliosakonnast või Postimees Grupp AS andmekaitseametnikult (vastav teave töötaja õiguste kohta on töötajale samuti teatavaks tehtud).
- Taustauuringu piiratus – Taustauuring teostatakse vaid konkursi lõppvooru jõudnud kandidaatidele, kes esialgse sisendinfo kohaselt vastavad enim kõnealuse ametikoha täitmiseks vajalikele kriteeriumitele, s.t maksimaalselt tehakse taustauuring 10-le kandidaadile.
- Eriliiki isikuandmed ei koguta – Teisisõnu ei koguta, ega uurita Vastutava Töötleja poolt neid andmeid, millest ilmneb rassiline või etniline päritolu, poliitilised vaated, usulised või filosoofilised veendumused või ametiühingusse kuulumine, geneetilised andmed, isiku kordumatuks tuvastamiseks kasutatavad biomeetrilised andmed, terviseandmed ja andmeid seksuaalelu ja seksuaalse sättumuse kohta.
- Kandideerija vaba valik – Isikul on vaba valik: kas kandideerida taustakontrolliga ametikohale või mitte. Isikul on võimalik esitada vastuväide. Lisaks tuleb arvestada sellega, et töösuhte puhul on eelduslikult tegemist subordinatsioonisuhtega, aga Vastutava Töötleja arvestab võimalikult suures ulatuses isiku õiguste ja privaatsusega.
- Taustauuringu võimalik negatiivne mõju kandideeriva isiku suhtes – Arvestada tuleb sellega, et taustakontrolli negatiivsel tulemusel võib kandidaat osutuda mittesobilikuks ametikohale ning toimingu teostamisel võib esineda teatud riive isiku privaatsusele.
- Taustakontrolli teostamine ja otsuse langetamise õigus otsustusdiskretsiooni alusel – Taustakontroll teostatakse Vastutava Töötleja personaliosakonna töötaja poolt tuginedes õigustatud huvile, pidades silmas konkreetse konkursil oleva ametikoha iseärasusi, vastutusmäära ja eelseisvate tööülesannete iseloomu, kusjuures taustakontrolli tagajärel tehtav otsus on puhtalt personaliosakonna töötaja diskretsiooniõigus.
- Taustakontrolli allikad – Vastutava Töötleja personaliosakonna töötaja kasutab käesoleva dokumendi punktile 6. tuginedes allolevaid informatsiooni allikaid järgmistel põhjustel:
- 1) Avalikustatud ja/või andmesubjekti enda poolt avalikustatud ja kättesaadavaks tehtud teabe kontroll, mh sotsiaalmeedia profiiliga tutvumine;
Tegu on kõige vähem isiku privaatsust riivava taustakontrolli meetodiga ning selle kasutamine on üldjuhul aktsepteeritav enamike ametikohtade täitmisega seonduvalt. MM Grupp OÜ ühes Postimees Grupp AS-iga on Baltikumi üks suuremaid meediakontserne ja seega ka suure avaliku tähelepanu all. Mainekujunduslikult on oluline ka see, milline on tulevase töötaja (mh ka muu lepingu alusel tööle asuv isik) digitaalne jalajälg sotsiaalmeedias. Postimehe mainet kahjustaks näiteks vihakõne, diskrimineerivad avaldused, alkoholijoobe selge eksponeerimine jms. - 2) Erinevate registrite kontroll, näiteks krediidivõimelisuses veendumine ja avalikustatud kohtulahenditega tutvumine;
See taustakontrolli liik riivab juba selgemalt isiku privaatsust ning pole alati vajalik, st kõikide ametikohtade puhul ei oma see tähtsust. Vastutav Töötleja kontrollib märgitud registreid finantside haldamisega ning juhtivate positsioonide korral, mil probleemne maksekäitumine ning võlavaidlused võivad kahjustada Vastutava Töötleja majanduslikke/äri huve ja mainet. - 3) Karistusregistri väljavõte;
Erandjuhul võib Vastutav Töötleja enne teatud juhtivale ametikohale tööle võtmist kontrollida ka karistatuse seisu. Seesugune kontroll on õigustatud seonduvalt ametikohtadega, millega kaasneb laialdane ligipääs Vastutava Töötleja finantsilistele vahenditele, IT-süsteemidele (mille kuritarvitamine tooks kaasa Vastutavale Töötlejale suure majandusliku kahju).